AVG beleid voor cliënten van atelier Hearts & Letters

 
 

1-      Waarom, hoe en wat?:

Waarom vragen we om uw gegevens?

Wij hebben uw gegevens nodig om een persoonlijk behandelplan samen met bijv. uw WMO consulent , praktijk ondersteuning of maatschappelijk werker, te kunnen afstemmen, evalueren en bijstellen.

Ook hebben we uw gegevens nodig om uw maand factuur op te kunnen stellen waarbij duidelijk is welke WMO beschikking u bij ons heeft afgesloten en voor welke termijn en van welke diensten u gebruik heeft gemaakt.

Uw e-mailadres wordt enkel ingezet om (in overleg) overeenkomsten, op papier afgestemde afspraken, creatieve ideeën en foto’s van uw gemaakte werkstukken met u te kunnen delen. Uw e-mail adres wordt niet verkocht of doorgegeven.

2-      Hoe komen we aan uw gegevens?

Tijdens een intake gesprek vragen we u om de gegevens (zie punt 3) aan ons te verstrekken, zodat wij die in ons systeem kunnen verwerken. Het intake verslag sturen we u per e-mail op zodat u eerst kunt controleren of uw gegevens correct zijn ingevoerd. U heeft dan de mogelijkheid om evt. veranderingen door te geven. Indien u akkoord bent met het opgestelde intake document, kunt u deze zelf overhandigen aan uw WMO consulent, praktijk ondersteuner of maatschappelijk werker.

3-      Wat vragen we aan u aan gegevens?

Tijdens het intake gesprek vragen we u om de volgende gegevens:

-         Uw naam

-         Uw adres

-         Uw postcode

-         Uw telefoonnummer

-         Uw geboortedatum

-         Uw E mail adres

-         Een contactpersoon met nood telefoonnummer

-         Kopie van het afgesloten WMO of PGB contract. (indien in uw bezit)

-         Wij vragen u een AVG contract te tekenen waarin u kunt aangeven welke gegevens we wel of niet mogen verstrekken. (Denk hierbij bijv. aan toestemming voor het gebruik van foto en beeld materiaal, een verslag delen met uw zorgteam )

-         Wij mogen alleen medische informatie opslaan als dit voor u van levensbelang is. (Denk hierbij  medicatie die u bij zich draagt bij een levensbedreigende allergie of ernstige spasme/ epileptische aanval. Uiteraard gaan we discreet om met uw gegevens.

 

 

4-      Waar bewaren we al uw gegevens?

-         In het kantoor bewaren we de papieren dossiers in een afgesloten kast. U heeft uw eigen dossier map en deze is voor u op te vragen en in te zien. Hierin is ook uw AVG contract in opgeslagen.

-         Uw persoonlijke (adres) gegevens staan opgeslagen het beveiligde programma Jortt waarmee ook uw facturen worden opgemaakt.

-         Persoonlijke verslagen, behandeldoelen en afspraken staan op de werk pc van Hearts & letters. Deze pc is voorzien van een virusscan programma en een privé wachtwoord die alleen bekend is bij het kernteam. (kernteam= drie vaste werknemers die gegevens kunnen inzien en verwerken, en die een uitvoerende rol hebben binnen uw behandelplan) Ook de e-mail van Hearts & letters kan alleen worden ingezien door dit zelfde kernteam. Overige vrijwilligers hebben geen inzage in uw persoonlijke gegevens. Uw gegevens worden opgeslagen onder uw persoonlijke dossiermap. Deze zijn voor u op te vragen en in te zien. Hier wordt met regelmaat ook een kopie van gemaakt die wordt opgeslagen op een externe harde schijf. Dit om te voorkomen dat alle gegevens verloren gaan, mocht de pc niet meer werken. Deze externe harde schrijf is in het bezit van M. Bach en heeft deze opgeslagen in een afgesloten kast.

5-      Wie zorgt dat uw gegevens worden verwerkt en indien gewenst , worden aangepast?

-         M. Bach is beheerder van de werk pc en externe harde schrijf.  Zij zorgt ervoor dat alle informatie “up to date” is.

-         Alleen het kernteam kan informatie invoeren en aanpassen.

6-      Geheimhouding contract.

-         Alle werknemers en vrijwilligers binnen Hearts & letters hebben een geheimhouding verklaring ondertekend. 

7-      Wat is een datalek en hoe te handelen bij een datalek?

-         We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem. In de meeste gevallen gaat het om uitgelekte computerbestanden, een gestolen geprinte leden versie of klantgegevens. Andere voorbeelden zijn Cyberaanvallen, verkeerd verzonden e-mails, gestolen computers of usb- stick.

-         Hoe te handelen bij een datalek?: We doen er alles aan om dit te voorkomen, maar indien er na alle voorzorgsmaatregelingen toch  een datalek heeft plaatsgevonden, maken we hier melding van bij de cliënten van wie gegevens zijn uitgelekt. Tevens melden we dit bij http:datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl .  In van geval van diefstal of inzage van cliënt gegevens zonder bevoegdheid, maken we hier meteen melding van bij de politie.

 

Met dit AVG plan hopen we u meer duidelijkheid te geven in hoe we bij Hearts & Letters omgaan met uw persoonsgegevens.

 
 
 
AVG beleid voor cliënten voor workshop deelnemers
 
 

1-      Welke informatie vragen wij geïnteresseerden en deelnemers van de workshops van Hearts & Letters, en wat doen we hiermee?

-         Om u op de hoogte te kunnen brengen van het workshopaanbod hebben wij uw e-mail gegevens nodig. 4x per jaar kunt u van ons een nieuwsbrief verwachten. Deze e-mail wordt verstuurd in een BCC zodat uw e-mail gegevens niet inzichtelijk zijn voor mede cursisten.

-         Uw telefoonnummer willen we graag in ons bestand hebben om u te kunnen bellen als een geplande workshop onverhoopt op het laatste moment toch niet door kan gaan.  Wij kunnen u hier dan zo snel mogelijk van op de hoogte brengen.

-         Uw e-mail en telefoongegevens worden niet aan anderen verstrekt of doorverkocht en alleen gebruikt voor workshop doeleinden.

2-      Hoe kunt u zich aan- of aanmelden voor de workshops?

-         U kunt zich aanmelden door een mail te sturen naar workshoph-l@outlook.com en hierin aan te geven dat u zich aan wil melden voor de workshop nieuwsbrief. Mocht u al weten voor welke workshop u zich aan wil melden, dan kunt u dit ook in deze mail vermelden, en zetten we u op de deelname lijst.

-         U kunt zich afmelden door een mail te sturen naar workshoph-l@outlook.com en hierin aangeven dat u wil worden uitgeschreven voor de nieuwsbrief. U ontvangt dan nog eenmalig een berichtje met de bevestiging dat we uit ons systeem hebben gehaald.

3-      Geheimhouding contract.

-         Al onze werknemers en vrijwilligers hebben een geheimhouding contract ondertekend.

4-      AVG contract voor workshop deelnemers.

-         Bij aanvang van een workshop vragen wij u een AVG contract te ondertekenen waarin u aan kunt geven of er wel of geen foto of beeldmateriaal van u geplaats mag worden (bijv. op onze website of facebook)

5-      Wie beheert uw gegevens?

-         Alleen het kernteam van Hearts & letters heeft toegang tot de pc en de e-mail van de workshops.

-         M.Bach is hoofdverantwoordelijk voor deze gegevens.

 

Hopelijk hebben we hiermee toe kunnen lichten hoe we bij Hearts & Letters zorgdragen voor uw persoonlijke gegevens.